PERALATAN ARSIP

PERALATAN ARSIP

Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan. peralatan arsip pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama.

Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut :
1. sebagai sarana penyimpanan arsip
2. alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan
3. alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama

Istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu :
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar, dimana arsip/dokumen saling bertumpuk pada rak/laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus, dimana arsip disusun berderet ke belakang.
3. Pengarsipan Lateral, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.

Jenis-jenis peralatan kearsipan :
1. Filing Cabinet
    Berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

    

2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
    Semacam Filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Dan arsip disimpan secara lateral.

    

3. Lemari Arsip
    Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
    

4. Rak Arsip
    Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara menyamping/lateral. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan kedalam ordner atau kotak arsip.

   

5.  Stopmap Folio
     Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

      

6. Map Snelhecter
    Map snelhecter adalah map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi bisa juga menyimpan arsip yang aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi oleh perforator.

   

7. Folder
    Folder merupakan map yang tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

   

8. Hanging Folder
    Hanging folder merupakan folder yang mempunyai besi penggantung, hanging folder juga memiliki tab unutk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada dai dalamnya.

    

9. Guide
    Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian yaitu :
- Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokkan) arsip.
- Badan Guide, berfungsi untuk menopang  arsip-arsip yang ada di belakangnya.

  

10. Ordner
      Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Ordner dapat memuat  kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

      

11. Stapler
      Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi :
   - Stapler Kecil, yaitu yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
   - Stapler Sedang, yaitu yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
   - Stapler Besar, yaitu yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

    
12. Perforator
      Perforator adalah alat untuk melubangi kartu.